Передача имущества одного юридического лица другому может происходить по разным основаниям. В случае выбытия актива на основании договора перед бухгалтерами обеих компаний встает вопрос о заполнении специальной формы ОС-1. Ошибки при составлении документа недопустимы и несут риск привлечения к ответственности. Именно поэтому при работе с актом необходимо опираться на официальные разъяснения. По состоянию на сентябрь 2016 года таковыми являются письма Минфина РФ 03-03-06/1/448 и П3-10/2012.
Акт передачи основного средства, согласно действующим нормативно-правовым актам, должен быть составлен в письменном виде. Организация вправе использовать традиционные бумажные носители либо перейти к цифровому формату. В последнем случае потребуется обеспечить надлежащее удостоверение подписи (применить усиленную ЭЦП). Вторым условием достоверности признано грамотное заполнение всех разделов унифицированной формы.
1. Постановка на учет
Точкой отсчета является момент включения имущества в состав основных средств получателя. Традиционно он совпадает с днем заключения договора, но определяющее значение имеет дата фактической передачи. Если акт и основное соглашение оформлены в разные дни, опираться необходимо на момент подписания ОС-1.
2. Снятие с учета продавца
Поскольку актив должен постоянно находиться на балансе одной из сторон, дата составления акта будет служить и моментом списания. Получатель же в соответствующей строке просто поставит прочерк.
3. Присвоение инвентарного номера
Сведения заносят, руководствуясь решением приемочной комиссии. Номер не меняется в процессе эксплуатации и служит средством идентификации имущества. Если объект передают в аренду, его ставят на учет по данным собственника. Впрочем, от этого правила разрешается отступать.
4. Заводской номер
В графу акта вносят информацию из технического паспорта. Необходимые сведения можно найти на самом имуществе (оборудование, транспорт) либо в инвентарных карточках продавца.
5. Место расположения
Обязательному отражению подлежат сведения об организации или структурном подразделении, в котором находится имущество в момент оформления акта. Указать в документе необходимо официальное наименование компании и ее организационную форму.
6. Собственники долей
Раздел ОС-1 об участниках заполняют лишь в том случае, когда объект одновременно принадлежит нескольким лицам. В строку документа вносят данные о каждом из владельцев. Отражению подлежат и сведения о размере долей.
7. Валюта
Включить информацию этого рода в акт необходимо, если стоимость основного средства выражается в иностранных денежных единицах. Документируют как тип валюты, так и ее курс. Ориентиром становится ставка ЦБ РФ на день принятия актива к учету.
8. Оценка состояния
Сведения о технических характеристиках и износе необходимо вносить в форму ОС-1 при приобретении имущества, уже использовавшегося в коммерческих целях. Заполнять строку не потребуется при покупке объекта у рядового гражданина, производителя или его непосредственного торгового представителя.
9. Фактический период эксплуатации
Срок указывают в годах или месяцах. Имеется в виду время реального пользования основным средством бывшими владельцами. Заполняют этот раздел акта, опираясь на документы продавца.
10. Остаточная стоимость
Получатель имущества отражает в строке общий объем затрат на приобретение актива. Показатель должен быть указан в отечественной валюте.
11. Стоимость приобретения
Эту часть акта обязан заполнить продавец. Условием для внесения данных служит различие между выкупной ценой по договору и остаточной стоимостью.
12. Сведения об имуществе к моменту постановки на учет
В форме ОС-1 должна быть отражена вся информация об объекте, предоставленная передающей стороной. Основанием для заполнения раздела служат официальные документы, удостоверенные подписью ответственного должностного лица.
13. Первоначальная стоимость
Порядок калькуляции определяется типом имущества и способом его приобретения. Организация вправе учесть в составе этого показателя договорную цену, издержки на доставку, монтаж, а также ряд специфических расходов. Основанием для заполнения акта становится расчет специалиста.
14. Период полезного использования
Информация о сроках необходима для грамотной амортизации основного средства. В большинстве случаев ориентиром становится классификация, утвержденная Правительством РФ в начале 2002 года. При покупке бывшего в эксплуатации актива рассчитывать показатель придется самостоятельно. Из нормативного периода потребуется вычесть время использования объекта прежними владельцами. Если данных для вычислений недостаточно, необходимо сформировать комиссию для технического освидетельствования. Коллегиальный орган оценит текущее состояние актива, определит фактический износ, а затем установит ожидаемый период эксплуатации.
В завершение обратим внимание на обязательность ряда реквизитов. Акт должен содержать точное наименование компании, удостоверяться подписями уполномоченных должностных лиц. Документ регистрируют в учетных реестрах и хранят в составе первичной отчетности.
