Electronic Document Management System (Docflow)

Электронный документооборот начал внедряться на предприятиях, когда Интернет стал получать широкое распространение: появились сети, цены на услуги связи стали приемлемыми. СЭД должен был автоматизировать работу с документами. Система успешно справилась с задачей и стала эффективным инструментарием для ведения делопроизводства: регистрация исходящих и входящих писем, локальных правовых актов, поиск в базе. Сегодня СЭД представлена в госучреждениях и коммерческих предприятиях. Программное обеспечение не стоит на месте: появляются новые функциональные возможности, и постепенно СЭД становится комплексным решением для автоматизации документооборота в организации, его архивирования и пр.

Электронный документооборот отвечает следующим требованиям:

• обеспечивает интуитивно понятную навигацию, безопасное хранение данных;
• поддерживает и выполняет задачи, стоящие перед канцелярией;
• позволяет контролировать исполнение писем, их передачу конкретному исполнителю;
• формирует отчетность;
• не допускается утечка информации, в том числе между структурными подразделениями.

На сегодняшний день система обросла новыми полезными функциями для упрощения работы с контрагентами, своевременной обработки их заявлений. У каждой конкретной программы есть и другие функции, которые позволяют решать и более мелкие, но тем не менее важные задачи.

Типология СЭД

СЭД классифицируется по-разному. Однако самым показательным является вариант категоризации по функциональным особенностям. Какого бы разработчика мы ни взяли для примера, каждый будет раскрывать свою программу с точки зрения ее функциональности и круга решаемых задач. Естественно, в системе могут быть (они и есть) технологические решения, характерные для программ других вендоров. Тем не менее программа отдельно взятого производителя имеет как свои достоинства, так и недостатки. Когда СЭД классифицируется по функциональным возможностям, за основу берутся ее сильные стороны.

Далее представлена стандартная классификация.

• СЭД, с помощью которой создается электронный документ и выполняется работа с ней, а также со сканами и прочими цифровыми вариантами бумажных писем, приказов и пр.
• СЭД для создания электронных картотек. В них учитываются, регистрируются в автоматическом режиме все изменения и преобразования документации.
• СЭД, предназначенные автоматизировать работу с архивными документами предприятия, его хранилищем.
• СЭД, с помощью которых удобно и просто найти нужные документы в архиве, иных электронных источниках информации.
• СЭД для управления документооборотом на предприятии, предназначенные обрабатывать письма, отслеживать их путь с момента регистрации до исполнения конкретным сотрудником.
• СЭД, основная задача которых — управление серверами и иным оборудованием, предназначенным хранить большие объемы информации.

В нашей стране, например, СЭД классифицируется также и по стране — производителю программного обеспечения. Такого нет ни в одном другом государстве. Эта классификация выглядит так:

• российские СЭД;
• импортные СЭД;
• российские СЭД, для разработки которых использовалась импортная платформа Lotus/Domino.

Мы будем рассматривать только два примера программного обеспечения импортного производства. Это EMC Documentum, а также программа Lotus Domino.Doc. Остальные СЭД, фигурирующие в нашем обзоре, произведены в нашей стране.

Рейтинг программ для СЭД

При оценивании СЭД, представленных в рейтинге, мы сравнивали пять функционалов. Именно их показатели определили наш выбор программ, предназначенных автоматизировать документооборот. Программное обеспечение оценивалось по десятибалльной шкале.

Отметим, что представленная таблица может иметь погрешности, так как в некоторых случаях оценка ставилась с учетом сугубо субъективного мнения автора. Тем не менее мы постарались быть максимально объективными и глубоко проанализировали ПО. В обзоре представлены только качественные программы. Их можно уже выбрать для внедрения СЭД в организации.

ДЕЛО

СЭД возглавляет наш ТОП-10. Программное обеспечение используется не только в России, но и активно внедряется на предприятиях бывших союзных республик. Программу можно применять на крупных предприятиях и в небольших. Если требуется автоматизировать делопроизводство и документооборот, будьте уверены, «ДЕЛО» отлично показывает себя в деле.

Достоинства программы:

• каждое зарегистрированное в системе письмо отслеживается;
• возможность создавать проекты писем, простая и удобная навигация;
• система отлажена, функционирует без сбоев.

Есть незначительный минус. Это немного устаревший дизайн визуальной части программы и некоторая сложность работы для новичков.

Сколько стоит?

Чтобы оценить, сколько средств заложить в бюджет для покупки программного обеспечения, рассчитайте количество рабочих мест. Чем оно больше, тем меньше средств потребуется для обеспечения программой одного рабочего места. Так, если на предприятии планируется организовать от одного до пяти рабочих мест, то стоимость «оснащения» компьютера одного сотрудника обойдется в 13,4 тыс. руб. Если рабочих мест от 201 до 500, нужно предусмотреть 11 тыс. руб. на одно рабочее место. Дешевле обойдется приобретение лицензии на софт внедрившим на предприятии систему Microsoft SQL Server. Цена оснащения одного рабочего места составит 9,5 тыс. руб. и 7,2 тыс. руб. соответственно.

Логика

Программное обеспечение «Логика СЭД» было известно под названием «Босс-Референт». Ребрендинг произошел в 2012 г. Программа — достойный аналог системы «ДЕЛО». Ребрендинг не повлиял на функциональность и работоспособность софта. Он, как и прежде, рекомендуется к установке в государственных и частных предприятиях для упорядочения и облегчения работы с документами.

Программа обладает следующими преимуществами:

• возможность согласовать документы на разных уровнях, и при этом будет отражаться корректный маршрут письма;
• разработчик предусмотрел, чтобы данные пользователя находились под защитой;
• легко обучиться работе с программой, интерфейс понятный;
• процесс регистрации входящей и исходящей документации, работа с ней могут настраиваться под нужды конкретного предприятия/пользователя.

Есть и небольшие недостатки:

• если на предприятии происходит постоянная смена специалистов, то не совсем удобно разграничивать право доступа к информации;
• не всегда оперативно срабатывает техподдержка;
• визуально рабочее место пользователя немного устарело.

Стоимость

Одна лицензия стоит 5,9 тыс. руб., если количество рабочих мест менее 50. Когда к софту подключается 50–199 специалистов, оснащение одного рабочего места оценивается в 5,2 тыс. руб. Минимальная стоимость ПО — 4,9 тыс. руб., при условии, что в программе работают свыше 200 сотрудников.

ЕВФРАТ

При разработке этого программного обеспечения учитывались требования менеджмента качества ISO 9000, а также ГОСТы, разработанные на уровне Правительства РФ и регламентирующие порядок ведения делопроизводства на предприятии. Основное отличие софта заключается в том, что в нем предусмотрены функциональные возможности, не встречающие в других программах для СЭД. Платформа весьма современная.

Программа обладает следующими преимуществами:

• в программное обеспечение встроена система «Ника», поэтому предприятию нет необходимости закупать СУБД данного типа;
• логичная и понятная навигация, приятный дизайн;
• возможность ограничивать право доступа или, наоборот, предоставлять пользователю дополнительные возможности посредством распределения ролей.

Минусов немного, но они есть, как и в других программах:

• программа немного «тормозит», особенно если ваш компьютер не обладает достаточной мощностью;
• не исключены ошибки при регистрации документов и работе с ними;
• не всегда оперативно можно связаться с сотрудниками технической поддержки.

Стоимость

Цена за лицензионное ПО рассчитывается на каждое рабочее место. Чем больше сотрудников будет пользоваться софтом, тем меньше средств нужно предусмотреть в расчете на один компьютер. Минимальная стоимость — 5,2 тыс. руб., максимальная — 7,3 тыс. руб. Можно размещать ПО на серверах производителя этой СЭД. Тогда достаточно заключить соглашение об абонентском обслуживании. Предусмотрена гибкая тарификация в четырех вариантах. Ежемесячная плата составит минимум 10 тыс. руб. и максимум 95 тыс. руб.

1С:Архив

Пожалуй, это программное обеспечение подходит для всех типов предприятий. Софт входит в топ давно и прочно. Он считается надежной системой для документооборота. Функциональные возможности позволяют централизованно хранить документы разного вида и содержания. При этом реализуется доступ к документации с возможностью их редактирования строго определенными лицами — например, это могут быть руководитель, управделами.

Преимуществ софта достаточно много. Вот основные из них:

• быстро можно найти нужный документ;
• на серверах хранятся документы разного типа: вордовские файлы, рисунки, аудиоматериалы, видео;
• масштабируемость (ПО — отличный вариант для крупных корпораций и небольших ООО);
• приятная цена при наличии широкого функционала;
• возможность интегрировать с другими программами на предприятии.

Есть небольшие минусы, в числе которых необходимость обеспечения рабочих мест нормальными компьютерами. Требуется также немного обучить персонал работе с софтом, т. к. он сложен для восприятия.

Цена

Минимальная стоимость ПО — 12 тыс. руб., максимальная — 57 тыс. руб. Именно 12 тыс. стоит обновление программного обеспечения предыдущего поколения.

DIRECTUM

Основное достоинство ПО DIRECTUM — его простота и функциональность. Область применения — малые организации и средний бизнес. На начальном этапе перевода делопроизводства на электронный вариант можно использовать описываемый софт, впоследствии полностью отказавшись от бумажных документов.

Преимущества софта:

• удобный поиск нужных документов, их идентификация;
• возможность настраивать СЭД под задачи пользователя;
• система интегрируется с иным программным обеспечением на предприятии.

Из минусов выделим:

• ПО ориентирована на менеджмент организации, поэтому секретарю-делопроизводителю сложнее в нем ориентироваться;
• формирование цены на софт не совсем понятное.

Стоимость

Есть отдельная лицензия на СЭД, а также в пакете с другим программным обеспечением. Минимальная цена — 7,8 тыс. руб. для оборудования одного рабочего места. Пакетное предложение варьируется в пределах 148,2 тыс. руб. (если на 20 рабочих мест) — 2,01 млн руб., когда предстоит подключить к системе 200 сотрудников.

OPTIMA — WorkFlow

Программное обеспечение находится в середине нашего топа. Софт постоянно развивается, но пока по функциональным возможностям ему далеко до лидеров рейтинга.

Преимущества программы следующие:

• документы одного вида можно вводить по сериям; аналогично отображаются регистрационные сведения о них;
• все документы сканируются антивирусом;
• доступна индексация документации, в том числе зашифрованной;
• можно подобрать интерфейс на удобном для пользователя языке.

Из минусов стоит отметить, что при пользовании софтом возникают те или иные ошибки. Их постепенно исправляют с помощью обновлений программы.

Стоимость

Цена варьируется от 55 тыс. до 75 тыс. руб.

EMC Documentum

Производитель ПО — всемирно известное предприятие EMC. Это лучшая иностранная программа, представленная на отечественном рынке IT-технологий.

Преимущества софта следующие:

• удобно управлять проектной и иной инженерной документацией;
• можно распределять право доступа к отдельным документам среди пользователей;
• реализована возможность согласования электронного документа со специалистами и руководством без распечатки бумажной версии;
• можно сканировать и распознавать письма, не выходя из программы.

К минусам можно отнести следующие моменты:

• работает только на браузере Internet Explorer;
• если с лицензией не приобрели техническую документацию и руководство пользователя, то знайте, что в интернет-пространстве их не найти;
• если ПО загружено, то не исключены ошибки и торможение СЭД.

Цена

Нет определенной стоимости. С компанией придется договариваться персонально.

LanDocs

Программа представлена в 1997 году. Ее разработчик — российское предприятие «ЛАНИТ». В софте предусмотрен основной функционал для ведения документооборота на предприятии.

Из плюсов стоит отметить следующие факторы:

• доступна высокая степень защиты — криптографическая;
• документооборот можно вести удаленно, в том числе создать единую базу с филиалом и дочерними компаниями;
• письма можно сканировать сразу пакетом.

Есть и минусы:

• есть вопросы по мощности программы;
• расширить функционал можно, но с трудом;
• трудно сразу начать работать в СЭД.

Цена

Серверная лицензия стоит минимум 30 тыс. руб. и максимум 216 тыс. руб. Если оснащать по количеству рабочих мест, то одна лицензия стоит от 5,6 тыс. руб. до 8,4 тыс. руб. в зависимости от того, сколько сотрудников подключится к системе.

CompanyMedia

Это программное обеспечение с довольно широкими возможностями. Оно позволяет автоматизировать не только процесс ведения документооборота, но также ряд бизнес-процессов. Настройки гибкие, есть дополнительные модули.

Преимущества софта:

• вполне эффективно используется в компаниях с многочисленными структурными подразделениями и филиалами, раскиданными на больших территориях;
• СЭД надежная, способна работать круглосуточно целый год;
• можно создать рабочие места разного типа и автоматически поддерживать их;
• право доступа разграничивается в соответствии со структурным расписанием компании.

Отметим несколько недостатков:

• невозможно работать в браузере Firefox;
• производитель ориентирован на поставки для крупных и средних предприятий.

Цена

Минимальная стоимость — 4 тыс. руб., максимальная — 99 тыс. руб. На цену влияют необходимость повышения квалификации сотрудников, внедрение других программ и пр.

Lotus Domino.Doc

Программное обеспечение создано в рамках платформы Notes/Domino и считается одним из ее приложений. Обеспечена многоуровневая защита информации. В софте создана возможность архивирования документации в больших объемах.

Преимущества программы:

• можно искать письма в указанных базах данных;
• масштабируемость, в том числе на уровень крупных предприятий со сложной структурой.

Программа импортная, поэтому ее недостатки связаны с особенностями интерфейса и ряда функциональных возможностей.

Стоимость

На официальной странице производителя можно рассчитать, сколько будет стоить СЭД в зависимости от нужд предприятия.

В качестве послесловия

В завершение обзора хочется сделать несколько обобщений. Система электронного документооборота не способна оказывать существенное влияние на прибыльность предприятия. У нее совершенно иные задачи, и в первую очередь — упорядочение информации, возможность удобной навигации в базе данных. Если вы работали без СЭД (особенно это касается небольших предприятий) и не испытывали особых трудностей с поиском корпоративной информации, подумайте, стоит ли вкладываться в софт. Ваша цель — извлечение прибыли, а не погоня за модными нововведениями.

В случае, когда у вас большое предприятие со сложной структурой, наличие СЭД поможет отказаться от ряда бумаг без ущерба для базы корпоративной информации.

Возврат к списку