Кейсы по автоматизации +30% к скорости согласования документов в бизнесе с оборотом 2,6 млрд руб.

Клиент

ГК «Рамфуд»

Импорт и переработка мяса

21 мясной магазин в ЦФО

Оборот – 2,6 млрд руб.

Проект

Автоматизация документооборота на базе «Первой Формы»

Продолжительность проекта – 3 месяца

Участники со стороны клиента: топ-менеджмент компании, IT-директор

Стоимость проекта – 4,5 млн руб.

Результат

Согласование договоров занимает на 30–40% меньше времени

В автоматизированной системе работают 300 сотрудников компании

В единое информационное поле объединены юридический, инженерный, финансовый, маркетинговый и IT-департаменты

Кратко

У крупного мясоперерабатывающего предприятия были проблемы с документооборотом: документы согласовывались медленно, а сроки действия договоров никто не контролировал. Эксперты КСК ГРУПП автоматизировали процесс с помощью системы «Первая Форма»: внедрили процедуры согласования, расставили контрольные точки, сделали документооборот быстрым и прозрачным. С внедрением «Первой Формы» сократилось время согласования, обозначились четкие рамки, создан электронный архив договоров по направлениям.

Ситуация

Рамфуд – мясоперерабатывающий холдинг и крупный импортер охлажденной говядины. Группа компаний объединяет собственную производственную базу в Раменском районе Подмосковья, бойню и свиноводческий комплекс в Саратовской области, сбытовую сеть из 21 специализированного магазина, транспортную компанию, складской комплекс и распределительный центр. На предприятии не было электронной системы управления, при согласовании бумажные документы «гуляли» между офисами в Москве, Раменском и Саратовской области. Документооборот по закупкам не был систематизирован. Согласование платежей шло в разрыве от заявок на закупку. Например, операционист получал в бумажном виде заявку на закупку партии производственного сырья. Он регистрировал ее и направлял на подпись ответственным лицам. После всех этапов согласования заявку нужно было занести в «1С» на оплату. Часто заявки просто терялись на этом долгом пути.

Документооборот не был систематизирован, документы по нескольку дней «гуляли» из офиса в офис

Проблема

Стол генерального директора был завален кипой бумаг, у него не было единой точки сбора. Новые договоры, текущие договоры с контрагентами, ожидающие пролонгации, служебные записки, заявления на отпуск и многое другое нескончаемым бумажным потоком «сыпалось» на топ-менеджера.

Из-за неналаженного документооборота стол генерального директора всегда был завален кучей бумаг

Сотрудникам, которые занимались внутренним контролем, было сложно проводить служебные расследования по корпоративным конфликтам: часто было невозможно достоверно выявить все обстоятельства нарушений. Это касалось фактов хищения на производстве и превышения должностных полномочий.

Внутренние расследования затрагивали несколько служб: инициатор – юристы – финансисты – служба безопасности. Например, если компания подписала один вариант договора, а контрагент – другой, направлялась заявка на расследование – проверить процедуру выпуска договора. Чтобы выяснить, что произошло, руководитель отдела внутреннего контроля ехал из офиса в Раменском в московский офис, где работают юристы компании. Там он «поднимал» согласованную финальную версию договора, сравнивал с подписанной версией, изучал переписку в почте по этому поводу. На это уходило несколько дней.

Руководство решило перейти на электронный документооборот. У сотрудников должен был появиться единый регламент работы с документами, чтобы три офиса в разных регионах взаимодействовали по четкой системе.

Решение

Компания провела конкурс и выбрала «Первую Форму». Проект состоял из трех этапов:

• На первом этапе мы внедрили простые сервисы, такие, как техподдержка, управление административно-хозяйственным блоком и др. Так сотрудникам было проще привыкнуть к системе и узнать ее возможности.
• Второй этап – автоматизация согласования платежей и их интегрирование с «1С». Это было нужно, чтобы после согласования заявка на закупку автоматически подгружалась в «1С» на оплату – при таком подходе документы не теряются.
• Третий этап – перевод инженерного департамента на автоматизированное управление заявками на предоставление услуг. Это позволило своевременно фиксировать проведение ТО оборудования и просчитывать нормативы по его простою.

Реализация

В приоритете была автоматизация процедуры выпуска договоров, но консультанты предложили сделать это на втором этапе.

«Сотрудники компаний всегда без энтузиазма воспринимают новшества. Поэтому сначала мы предложили внедрить простые сервисы, чтобы персонал «погрузился» в работу системы и научился ей пользоваться. Мы запустили СервисДеск департамента IT: в нем были категории для подачи заявок сотрудниками других отделов. Процедура подачи и подтверждения заявки стала обязательной для всех. Мы ввели принцип "нет электронной заявки – нет работы"».

Теперь если не работала оргтехника или было нужно оборудовать рабочее место новому работнику, сотрудник направлял заявку IT-специалисту через «1Ф». Специалист выполнял работу и завершал задачу в системе. Консультанты провели обучение по пользованию системой для сотрудников юридического отдела, инженерного, финансового, маркетингового и IT-департаментов, а также для сотрудников внутреннего контроля, казначейства и мат. обеспечения.

Следующий этап – автоматизация процесса подготовки договоров. В процедуре появились новые контрольные точки: мониторинг сроков действия договоров и деактивация договоров при окончании срока действия. То есть если договор истек, система блокировала любые действия по нему.

Консультанты сформировали полный архив договоров. В нем есть согласованная финальная версия, скан подписанного договора и другие документы – вся процедура выпуска как на ладони. Благодаря этому сотрудники больше не ведут рабочие таблицы в Excel, заказчик в курсе этапов выпуска договора. В расследованиях отдела внутреннего контроля больше нет необходимости: все действия по договорам зафиксированы в системе.

Следующий этап – внедрение согласования платежей. Каждый платеж был привязан к соответствующему договору. Далее эксперты автоматизировали закупки и все сервисы, которые с ними связаны. Например, заявки на транспорт для доставки грузов связали с заявками на оплату. Благодаря этому больше не нужно было регистрировать эти заявки и вести рабочие таблицы.

Для инженерного департамента мы автоматизировали заявки на предоставление услуг, фиксацию проведенных ТО оборудования, формирование и согласование планов работ, отработку заявок по простоям оборудования.

Результат

Сотрудники проводят в «Первой Форме» ценовые комитеты, размещают данные о ценах и ассортиментные перечни для торговых представителей, ведут планы работ, согласовывают и утверждают внутренние регламентирующие документы. «Первая Форма» помогает контролировать сроки действия договоров, по которым оформляются заявки на оплату, интегрированные с «1С». Процедура согласования документов стала быстрой и прозрачной.

Компания избавилась от большого объема бумажного документооборота, коммуникация между сотрудниками разных отделов стала проще. Все отделы, кроме производственного цеха, в котором сотрудники не используют компьютеры, перешли на электронный документооборот. «Первая Форма» сократила время согласования документов в среднем на 30%.