Автоматизация практически всех бизнес-процессов компании, прозрачность и скорость документооборота, повышение производительности труда, обеспечение полного контроля всех бизнес-процессов сети гипермаркетов по всей стране.
Для стабильного развития бизнес должен не «замыкаться в себе», а внедрять инновационные решения, стремиться к постоянному улучшению работы. Выйти на новый уровень компания может при поддержке опытного и надежного партнера – КСК ГРУПП. Взаимодействие Собственника и консультантов при решении наиболее сложных задач – проверенная временем эффективная модель развития бизнеса.
В октябре 2012 года крупнейшая сеть гипермаркетов товаров для дома и дачи объявила тендер на выбор информационной системы управления бизнес-процессами. Проблема, возникшая у компании, вполне типична для крупного холдинга, чей документооборот растет не по дням, а по часам. Вся переписка холдинга по обсуждению и согласованию договоров велась в общедоступной электронной почте. Письма терялись, застревали, невозможно было определить, кто и на каком этапе не выполнил свои обязанности по согласованию и подписанию договоров. К моменту судьбоносной встречи Заказчика (сеть гипермаркетов) и исполнителя (компания «Первая Форма») необходимость внедрения эффективного IT-инструмента для упорядочения работы с документами, в частности автоматизации процесса согласования договоров с нетоварными поставщиками, была очевидна.
Внедрять программу Заказчик решил собственными силами – отделом по бизнес-процессам. Сотрудники загрузили в «Первую Форму» всех контрагентов, активные договоры и создали справочник нетоварных поставщиков. На этом этапе стало очевидно, что без помощи компетентных специалистов из компании «Первая Форма» не обойтись. Первой в промышленную эксплуатацию была запущена программа согласования договоров IT-департамента, с нее и начался этап автоматизации согласования договоров во всех департаментах Заказчика. На сегодняшний день абсолютное большинство хозяйственных операций и договоров с нетоварными поставщиками, а это более 25 компаний, проходит согласование через «Первую Форму». Обеспечен удаленный доступ к документам из любого местонахождения с учетом ролевой модели и разграничения прав доступа. Снижены налоговые риски (система не позволит подписать договор с контрагентом, не прошедшим проверку на добросовестность). Исчезли случаи нарушения внутренних процедур согласования договоров. В компании значительно повысилась исполнительская дисциплина (сведены до минимума прецеденты перекладывания ответственности между различными подразделениями). Сроки согласования договоров сократились на 30%. Ежедневно в «Первой Форме» создается порядка 50 документов, в активной обработке находится одновременно около 700, при этом любой сотрудник сети гипермаркетов может просмотреть статус интересующего его документа в удобное для него время, не отвлекая коллег от работы.
На протяжении всей истории сети гипермаркетов головной болью руководства была ежегодная переговорная кампания. Ежегодно срывались сроки подписания коммерческих условий с товарными поставщиками. Внедрение «Первой Формы» позволило на 35% повысить своевременность проведения переговоров с поставщиками и на 30% повысить результативность подписания коммерческих условий. Полностью исчезли ошибки в документах. Значительно сократилась нагрузка на менеджеров коммерческого отдела (все необходимые документы теперь формируются в системе с уже рассчитанными показателями бонусов, штрафов и т. п.). Уменьшился срок согласования документов. Благодаря прозрачности бизнес-процессов ТОП-менеджмент компании может в режиме реального времени отследить статус работы своих подчиненных.
Еще одним «узким» местом организации закупок был процесс согласования заявок, в частности, региональных менеджеров по эксплуатации. В силу специфики своей работы они постоянно находятся в командировках, что значительно увеличивает сроки согласования заявок, поэтому настройку автоматизации начали внедрять именно с отдела эксплуатации. На сегодняшний день автоматизирован процесс согласования 15 видов заявок, которыми пользуется 8 отделов: администрация, безопасность, логистика, маркетинг, дирекция персонала, отдел продаж, отдел эксплуатации и IT-подразделение. Создана единая система контроля движения первичных документов, систематизирован финансовый контроль расходов и планирование бюджета.
Подводя итоги первого этапа автоматизации, можно резюмировать, что благодаря внедрению «Первой Формы» сеть гипермаркетов решила огромное количество своих хронических проблем. Было успешно автоматизировано большинство бизнес-процессов компании: согласование командировок и сдача авансовых отчетов по командировкам; оплата счетов за коммунальные услуги по объектам недвижимости компании; приобретение и аренда IT-оборудования; монтаж СКС; закупка расходных и хозяйственных материалов для офиса; лизинг автомобилей; услуги по защите персональных данных; охранные услуги; консультационные услуги; организация корпоративных мероприятий; брокерские услуги; аренда палет; поставка нефтепродуктов; приобретение офисной и прочей мебели; проведение экологической и технической экспертизы; организация и проведение семинаров, тренингов и обучения; дизайнерские услуги; субаренда места для оказания услуг клиентам магазина; строительно-монтажные работы; услуги аудита; услуги страхования и пожарной экспертизы. Создана единая база заявок на подбор персонала, что позволило HR-менеджерам контролировать количество интервью, сроки подбора и загруженность своих подчиненных.
Создана единая база информации о завершенных хозяйственных операциях и закрывающих документах по каждой сделке, благодаря чему полностью устранены случаи утери первичных документов и обеспечен контроль плановых расходов, что положительно сказывается на достижении целевой прибыли компании, точности составления бюджета, повышении прозрачности закупочного процесса. Доступ к полной истории изменения стоимости любого наименования и поставщика осуществляется теперь в два клика. Внедрение каталога некоммерческих товаров дало руководителям подразделений мощный инструмент для финансового планирования и контроля. Настроено автоматическое уведомление ответственных сотрудников об изменении цен. В системе ежедневно работают около 900 пользователей из всех подразделений торговой сети, инициируется более 40 заявок, 1800 – находится в стадии активной обработки.
На достигнутых результатах руководство сети гипермаркетов решило не останавливаться и продолжить успешное сотрудничество с компанией «Первая Форма». Планируется автоматизировать следующие бизнес-процессы компании: оплату всех арендных платежей; приемку IT-оборудования; процесс взаимодействия с товарными поставщиками; подписание доверенностей. В сотрудничестве с «Первой Формой» крупнейшая сеть гипермаркетов России продолжит развивать систему автоматизации и повышать эффективность своего знаменитого бренда.
Благодаря введению автоматизации бизнес-процессов с помощью «Первая Форма» рост составил 5% (выручка выросла на 250 млн руб.) при рентабельности 17%, дополнительная прибыль Клиента – 42,5 млн руб. Таким образом, уже в первый год работы «Первая Форма» окупила себя в 3,5 раза!
