Кейсы по автоматизации +42,5 млн руб. прибыли в первый год в гипермаркете при одновременной обработке 1800 заявок

Кратко

У крупной торговой сети были проблемы с согласованием нетоварных закупок с центральным офисом: слишком много переписки, информационных потоков и документов; слишком большие потери, хаос и слабый контроль.

Эксперты КСК ГРУПП решили проблему с помощью сквозной автоматизации внутренних процессов. Для всей компании разработана единая логика согласования закупок, в которую встроен контур проверки надежности контрагента и система сбора первичных документов.

Ситуация

Компания – федеральная сеть гипермаркетов товаров для дома и дачи. Гипермаркеты располагаются в 13 городах России: в торговых центрах и отдельных зданиях. Для эксплуатации каждого гипермаркета в компании работает специальный департамент: он отвечает за аренду, коммунальные платежи, закупку расходных материалов и торгового оборудования, систем связи и охраны. Этот же отдел курировал закупку услуг: консультантов, обработки персональных данных, брокеров, организацию мероприятий и др. Это называют нетоварными закупками: все, что сеть гипермаркетов закупает для работы, но не перепродает. Несмотря на то, что часть гипермаркетов расположена в регионах, все нетоварные закупки проходят через центральный офис. У региональных менеджеров нет автономии: каждую заявку на закупку очередной партии канцтоваров они пропускают через Москву.

Региональные гипермаркеты сети были вынуждены согласовывать каждую закупку с московским офисом

Проблема

Вместе с ростом сети контроль закупок становился все более сложным. Заявки на закупку начали теряться или согласовываться слишком долго. Письма терялись, поток информации не был никак структурирован, общение шло в электронной почте. Руководитель отдела эксплуатации не мог мгновенно получить общую картину закупок по всей сети. Из-за несовершенства системы согласований у компании были проблемы со скоростью принятия решений. Отделы могли бесконечно согласовывать друг с другом договоры и счета, а в это время магазины в регионах не могли закупить необходимые для работы товары и услуги. Например, магазину в Краснодаре нужно было срочно сменить подрядчика для охраны торгового зала. Чтобы это сделать, региональный менеджер готовил список предложений от краснодарских охранных предприятий, отправлял его в Москву, там этот список проходил цепочку согласований. Пока шло согласование, полномочия предыдущего подрядчика могли закончиться, зал мог остаться без охраны.

«Крупные федеральные сети должны выбирать между контролем и скоростью. Чтобы центральный офис смог контролировать подразделения, придется пожертвовать оперативностью. А если в приоритете скорость работы, то центр должен дать филиалам больше самостоятельности и отпустить контроль.

В итоге компании выбирают нечто среднее и не добиваются ни того, ни другого: ни должного уровня контроля, ни нужной скорости. В такой ситуации путь один: автоматизация процесса принятия решений».

Решение

Компания объявила тендер на внедрение системы автоматизации бизнес-процессов. Тендер выиграла КСК ГРУПП со следующим стратегическим решением:

• начать проект с внедрения системы согласования и проверки договоров. Сначала – только договоров IT-департамента, далее – во всей компании;
• развернуть систему управления нетоварными закупками, начиная с региональных магазинов;
• по результатам внедрения рассмотреть возможность автоматизации других бизнес-процессов.

Смысл автоматизации в том, чтобы вся информация внутри компании циркулировала не в почте и по телефону, а в единой структурированной системе обмена информацией. Для этого нужна система, которая умеет подстраиваться под сложные бизнес-процессы и может быть внедрена без существенных затрат. В качестве технологической основы КСК ГРУПП использует систему «Первая Форма»: это гибкая система управления и контроля, созданная с учетом задач крупного бизнеса.

Реализация

На первом этапе эксперты «Первой Формы» и КСК ГРУПП развернули у клиента систему согласования договоров. Теперь любой договор на нетоварную закупку проходил стандартные формализованные шаги. Больше не нужно пересылать договор от одного сотрудника к другому: договор сам движется между сотрудниками.

«Первая Форма» – система типа Workflow, поэтому мы смогли сделать порядок согласования именно таким, какой нужен был компании.

Схема согласования, которая была внедрена у клиента

Одним из элементов согласования стала проверка добросовестности поставщиков. Благодаря этой проверке снизились риски при заключении договоров. Система управления не привязана к географии, но имеет жесткую систему прав и ролей. Центральный офис имеет полный контроль над всей системой, региональные менеджеры видят только вверенные им регионы. При этом региональный менеджер может быть в командировке в Москве или в другом регионе и все еще иметь доступ к нужным ему документам.

Менеджеры имеют доступ только к определенным операциям

Те же принципы использовались в системе согласования заявок на закупки. Теперь менеджеры легко согласовывают нужные заявки через Москву, а центральный офис видит полную картину закупок. На момент завершения тендерного проекта новой системой пользовались кадровики, служба эксплуатации, маркетинг, администрация, безопасники, логисты и айтишники. Для каждого подразделения мы разработали отдельные виды заявок, не нарушая общей логики автоматизированной системы. «Первая Форма» автоматизировала и сделала подконтрольным практически весь бэк-офис распределенной торговой сети.

Все заявки вовлеченных в проект отделов и служб подаются через единую систему

Также был автоматизирован контур первички: теперь все первичные документы от всех поставщиков являются частью системы согласования. Для компании это значит, что больше нет потерянных первичных документов, нет проблемы с повторным их запросом и контролем их оформления. «Первая Форма» просто не дает менеджерам двигаться дальше, пока не будет порядок с документами.

Первичные документы больше не теряются, ни один из этапов согласования нельзя «пропустить»

Результат

• Скорость согласования договоров и заявок сократилась на треть;
• Собственник связывает этот прирост скорости с ростом выручки в 5%, что выразилось в приросте годовой прибыли на 42,5 млн руб.;
• Компания рассматривает возможность дальнейшей автоматизации процессов.

Автоматизация предприятия с КСК ГРУПП

КСК ГРУПП помогает ускорить работу предприятия, стандартизировать процессы, устранить управленческие, финансовые и юридические риски. Мы делаем все, чтобы бизнес наших клиентов развивался. Узнайте, чем мы можем вам помочь.