У крупной торговой сети были проблемы с согласованием нетоварных закупок с центральным офисом: слишком много переписки, информационных потоков и документов; слишком большие потери, хаос и слабый контроль.
Эксперты КСК ГРУПП решили проблему с помощью сквозной автоматизации внутренних процессов. Для всей компании разработана единая логика согласования закупок, в которую встроены контур проверки надежности контрагента и система сбора первичных документов.
Компания – федеральная сеть гипермаркетов товаров для дома и дачи. Гипермаркеты располагаются в 13 городах России: в торговых центрах и отдельных зданиях.
Для эксплуатации каждого гипермаркета в компании работает специальный департамент: он отвечает за аренду, коммунальные платежи, закупку расходных материалов и торгового оборудования, систем связи и охраны. Этот же отдел курировал закупку услуг: консультантов, обработки персональных данных, брокеров, организацию мероприятий и др. Это называют нетоварными закупками: все, что сеть гипермаркетов закупает для работы, но не перепродает.
Несмотря на то, что часть гипермаркетов расположена в регионах, все нетоварные закупки проходят через центральный офис. У региональных менеджеров нет автономии: каждую заявку на закупку очередной партии канцтоваров они пропускают через Москву.
Вместе с ростом сети контроль закупок становился все более сложным. Заявки на закупку начали теряться или согласовываться слишком долго. Письма терялись, поток информации не был никак структурирован, общение шло в электронной почте. Руководитель отдела эксплуатации не мог мгновенно получить общую картину закупок по всей сети.
Из-за несовершенства системы согласований у компании были проблемы со скоростью принятия решений. Отделы могли бесконечно согласовывать друг с другом договоры и счета, а в это время магазины в регионах не могли закупить необходимые для работы товары и услуги.
Например, магазину в Краснодаре нужно было срочно сменить подрядчика для охраны торгового зала. Чтобы это сделать, региональный менеджер готовил список предложений от краснодарских охранных предприятий, отправлял его в Москву, там этот список проходил цепочку согласований. Пока шло согласование, полномочия предыдущего подрядчика могли закончиться, зал мог остаться без охраны.
Крупные федеральные сети должны выбирать между контролем и скоростью. Чтобы центральный офис смог контролировать подразделения, придется пожертвовать оперативностью. А если в приоритете скорость работы, то центр должен дать филиалам больше самостоятельности и отпустить контроль. В итоге компании выбирают нечто среднее и не добиваются ни того, ни другого: ни должного уровня контроля, ни нужной скорости. В такой ситуации путь один: автоматизация процесса принятия решений
Компания объявила тендер на внедрение системы автоматизации бизнес-процессов. Тендер выиграла КСК ГРУПП со следующим стратегическим решением:
Смысл автоматизации в том, чтобы вся информация внутри компании циркулировала не в почте и по телефону, а в единой структурированной системе обмена информацией. Для этого нужна система, которая умеет подстраиваться под сложные бизнес-процессы и может быть внедрена без существенных затрат.
В качестве технологической основы КСК ГРУПП использует систему «Первая Форма»: это гибкая система управления и контроля, созданная с учетом задач крупного бизнеса.
На первом этапе эксперты «Первой Формы» и КСК ГРУПП развернули у клиента систему согласования договоров. Теперь любой договор на нетоварную закупку проходил стандартные формализованные шаги. Больше не нужно пересылать договор от одного сотрудника к другому: договор сам движется между сотрудниками. «Первая Форма» – система типа Workflow, поэтому мы смогли сделать порядок согласования именно таким, какой нужен был компании.
Одним из элементов согласования стала проверка добросовестности поставщиков. Благодаря этой проверке снизились риски при заключении договоров. Система управления не привязана к географии, но имеет жесткую систему прав и ролей. Центральный офис имеет полный контроль над всей системой, региональные менеджеры видят только вверенные им регионы. При этом региональный менеджер может быть в командировке в Москве или в другом регионе и все еще иметь доступ к нужным ему документам.
Те же принципы использовались в системе согласования заявок на закупки. Теперь менеджеры легко согласовывают нужные заявки через Москву, а центральный офис видит полную картину закупок.
На момент завершения тендерного проекта новой системой пользовались кадровики, служба эксплуатации, маркетинг, администрация, безопасники, логисты и айтишники. Для каждого подразделения мы разработали отдельные виды заявок, не нарушая общей логики автоматизированной системы. «Первая Форма» автоматизировала и сделала подконтрольным практически весь бэк-офис распределенной торговой сети.
Также был автоматизирован контур «первички»: теперь все первичные документы от всех поставщиков являются частью системы согласования. Для компании это значит, что больше нет потерянных первичных документов, нет проблемы с повторным их запросом и контролем их оформления. «Первая Форма» просто не дает менеджерам двигаться дальше, пока не будет порядок с документами.
